Uudet työnteon tavat ja tietotyön tuottavuus

Vaikka tieto- ja viestintäteknologia on kehittynyt valtavasti viime vuosina, suuri osa tietotyöntekijöistä tekee työtään pitkälti samoilla rutiineilla kuin vaikkapa kymmenen vuotta sitten. Aamuisin matkaamme (päiväkodin kautta) työpaikalle, ja istumme omaan toimistoomme tai omalle maisemakonttorin työpisteellemme. Asiakkaan tai yhteistyökumppanin luokse matkustamme keskustelemaan kasvotusten, vaikka tarjolla on monenlaisia videoneuvottelusovelluksia.

ICT:n ja tuoreimpana sosiaalisen median, on hehkutettu mullistavan tietotyön tekemisen tavat ja nostavan työn tuottavuuden uudelle tasolle. Vaikka potentiaalia näyttääkin olevan, muutosten käytäntöön vieminen on hidasta.

On kuitenkin monia edelläkävijätyöpaikkoja, joissa on otettu menestyksekkäästi käyttöön ICT:n mahdollistamia ns. ’new ways of working’ -käytäntöjä. Esimerkkejä näistä uusista työnteon tavoista ovat pysyvistä työpisteistä luopuminen, etätyön suosiminen ja joustavien tilaratkaisujen käyttö. Joustavilla tilaratkaisuilla tarkoitetaan sitä, että tarjolla on paljon erilaisia tiloja erilaisiin tarpeisiin, esimerkiksi erikokoisia neuvotteluhuoneita ja hiljaisia nurkkauksia keskittymistä vaativiin tehtäviin. Pelkkä tilojen uudistaminen ei kuitenkaan riitä, vaan lisäksi tärkeää on se, että kunkin yksilön ja työtehtävän kannalta suunnitellaan toimivat työskentelytavat ja tarjotaan heille näihin sopivat välineet. Joillekin pitää tarjota erityisesti liikkuvaa työtä tukevia välineitä; toisille pysyvä työpiste, johon voi esimerkiksi arkistoida papereita.

Uudenlaisilla työnteon tavoilla voidaan saavuttaa monenlaisia etuja. Ensinnäkin niillä on mahdollisuus parantaa organisaation tuottavuutta tilojen käytön tehostumisen ja laadukkaamman tekemisen kautta. Niiden avulla voidaan välttää myös turhaa liikkumista työpaikalle ja takaisin. Tällä on oma ilmeinen arvonsa ympäristön kannalta, mutta sen on tärkeää myös yksilön hyvinvoinnin ja jaksamisen kannalta: yksikin etätyöpäivä viikossa vapauttaa vuositasolla kymmeniä tunteja aikaa johonkin hyödyllisempään – joko työntekoon tai vapaa-aikaan. Uusissa työnteon tavoissa ei siis ole kyse vain työn ja organisaation toimivuuden kehittämisestä vaan myös yksilön oman arjen sujuvuuden parantamisesta.

Esimerkiksi Microsoftin raportti ”Matka tietotyön tulevaisuuteen” tarjoaa varsin positiivisen esimerkin siitä, millaisia mahdollisuuksia on tarjolla ja miten uudistustyötä voi viedä eteenpäin. Microsoftilla käyttöönotetut ratkaisut eivät varmasti sovi sellaisenaan kaikille työpaikoille. Itse kukin voi kuitenkin miettiä, millaisia luutuneita ja toimimattomia työtapoja omalla työpaikalla ja omassa työssä on. Tärkeää olisi myös miettiä, miten niitä voisi muuttaa.

Omalla työpaikalla ei välttämättä saa hetkessä aikaiseksi ”uusien työskentelytapojen vallankumousta”, mutta omassa työssä voi varmasti löytää helpostikin pieniä asioita, joilla työpäivästä saa toimivamman, tuloksellisemman ja mielekkäämmän. Itse aion jäädä huomenna kotiin lukemaan ja kirjoittamaan – ja ehkäpä kokkaan päivälliseksi jotakin sellaista, jota ei ehdi tai jaksa normaalisti työpäivän jälkeen tehdä.