30.04.2012 | Saku Tuominen
1Stop press. Ikiliikkuja keksitty!
Kirjoitin viikko sitten kolumnin Kauppalehteen suomalaisten muuttuneesta sähköpostikäyttäytymisestä. Kolumnin ydinviesti oli selkeä. Otteemme on kirpoamassa. Meilejä tulee niin paljon, että yhä useampi ei pysy enää perässä. Tärkeisiinkin meilihin vastauksena on hiljaisuus. Shhhh. Ei kuittausta, ei mitään.
Sain kolumnistani palautevyöryn, joka oli ylitsevuotavan myönteinen. Kaikki tunnistivat ongelman ja kaikkia se ärsytti.
Tietysti on olemassa mahdollisuus, että minä ja kaikki muut ärsyyntyneet ihmiset kärsimme uskottavuus / kiinnostavuus / status –vajeesta. Että pääsääntöisesti ihmiset kyllä vastaavat meileihin, mutta välttävät ainoastaan vastaamasta juuri meille.
Mutta monia läheisiä läheltä katsoneena en usko että tästä, ainakaan yksinomaan, on kysymys vaan että ongelma on ihan aidosti akuutti. Olemme menettämässä / menettäneet inboxiemme hallinnan.
Mutta valitus sikseen. Mitä asialle voisi tehdä?
Ylivoimaisesti nopein tapa vähentää meilien tuloa on vähentää niiden lähettämistä koska jokainen uloslähtevä meili houkuttelee uusia meilejä. Olemme siis keksineet eräänlaisen ikiliikkujan. Mitä tehokkaammin meileihin vastaamme, sitä enemmän niitä saamme.
Mutta vastaamatta jättäminenkään ei ole ongelmatonta. Mihin vastaan ja mihin en? Miten vältän töykeän kuvan antamista? Entä jos juuri ”löysä”, muutaman sanan kommentointi on olennaista oikean työvireen ylläpitämiseksi?
Mitä enemmän asiaa mietin, sitä enemmän olen sitä mieltä että tarvitsemme vielä yhden uuden kommunikointitavan meilin, tekstiviestien, puheluiden ja skypejen rinnalle. Mutta ennen kuin te pillastutte, malttakaa hetki, sillä uusi on syytä laittaa lainausmerkkeihin. Tämä tapa on jo olemassa ja monet meistä käyttävät sitä päivittäin. Me emme vain käytä sitä töissä.
Ihmisten vapaa-ajan kommunikaatiovälineet ovat jo kauan sitten ajaneet yritysten kömpelöiden mallien edelle. Arjen menetelmät ovat valtavasti edistyksellisempiä kuin työssä käytettävät ja siksi toleranssi heikkoa kommunikaatiota kohtaan laskee kaiken aikaa.
Yritykset ja työntekijät tarvitsevat nopeasti uuden sukupolven intran, joka noudattaa Facebookin logiikkaa. Siinä nopeat asiat on mahdollista hoitaa esim chatissa. Olen testannut tällaista mallia kahdessa yrityksessä, joissa molemmissa oli käytössä yrityksen väreihin tuunattu ripoff –Facebookista. Näiden kokemusten jälkeen en ymmärrä miten yksikään yritys tai työntekijä enää tulee toimeen ilman. Molemmissa yrityksissä relevantin kommunikaation määrä lisääntyi ja samaan aikaan meilien määrä väheni puoleen.
Varastakaa perässä. Suosittelen. Siitä hyötyvät kaikki.
Just näin. Mailailusta edetään kahteen suuntaan: 1) chatti- tai puhelutyyppiseen reaaliaikaiseen kommunikointiin, josta ei välttämättä jää jälkeä ja johon ei tyypillisesti tarvitse palata; 2) “hajautettuun dokumentointiin”, jonka alle putoavat niin wikit, blogit, FB:t kuin Twitteritkin. Tämä jälkimmäisen kommunikoinnin sisältö rakentuu ja rikastuu pikku hiljaa ja sinne voidaan palata aina tarpeen tullen. Myös näkyvyysrajoituksia voidaan säätää, vs. että viestit makailisivat jossain mystisissä henkilökohtaisissa email-inbokseissa.
Tähän on pakko sanoa, että joka kerta kun ehdotan wikin käyttöä kokousten agendan ja pöytäkirjan jakeluun, niin saan vastaan kummeksuvia katseita. Kuulemma ne PITÄÄ mailata, jotta niihin tutustutaan.
Mutta kun hyvästä agendasta syntyy kokouksen aikana suoraan pöytäkirja wikiin ja kumpaakin on helppo kommentoida.
Tuossa viime viikon alussa näin wordpressin viritetyn pikkuisen työryhmän käyttöön. He tekivät kokouksista omat blogitekstinsä juuri tuolla samalla tavalla eli ensin agenda, sitten pöytäkirja ja jatkoivat vielä kommenttien avulla kertomista mitä töitä oli saatu tehtyä. Näkyi sekin toimivan.
Monta kertaa pohtii sitä, että miksi tarvitaan järjettömän monimutkaiset kommunikointitavat yksinkertaisten asioiden hoitoon. Monesti yksinkertaisilla ideoilla saisi kommunikaation pelaamaan paremmin.
Oletko Kari ehdottanut, että pöytäkirja menisi wikiin ja sitten linkki sinne mailattaisiin jokaiselle? Jos, niin mitkä olivat vastustusargumentit?
Tunnistan Sakun mainitseman email-ähkyn. Omassa organisaatiossamme olemme kokouksissa ja palavereissa käyttäneet wikiä jo reippaasti yli viisi vuotta ja se on todettu mainioksi. Paitsi että mailin liitteet jäävät pois niin käsitellyt asiat on lyöty lukkoon ja toimenpiteiksi heti kokouksen päätyttyä. rip-off Facebookkina hyödynnämme Yammeria vapaaehtoispohjalta. Pikaisten toimenpiteiden huutoon se toivottavasti vastaa jatkossa ihan virallisestikin. Tällä hetkellä sen käytön parhaimpina puolina koetaan kasuaalimpi viestintä organisaation sisällä ja se, että ihmiset opppivat tuntemaan eri puolilla Suomea töitä tekevät kollegansa.
Oletteko kokeilleet Etherpadia? Saattaa toimia jopa paremmin kuin wiki esim näissä kokousmuistio esimerkeissä. TIEKElle kiitos Etherpadin hostaamisesta!
http://muistio.tieke.fi
Myös suomalaiskansallinen luurikammo on yksi syy inbox-ähkyyn. Väitän, että iso osa toimistotyöläisistä ei kaikessa infotulvassa ja sen aiheuttamassa kiireessä enää jaksa, uskalla tai osaa kommunikoida suorassa kontaktissa muiden ihmisten kanssa ja sen takia välttelee myös luuria. Myös satunnainen kasvokkain törmääminen on liian vähäistä. Entisessä työpaikassa inbox-ähkyä vähennettiin klo 14.30 kahvihetkellä, johon mahdollisimman moni osallistui. Tietoa vaihtui, akuutit asiat saatiin käsiteltyä ala pois ja meilit vähenivät. Terveisiä vaan Aallon kauppiksen yrityspalveluille!