Mitä teet työksesi?

Aina silloin tällöin joku kysyy, että mitä oikein teet työksesi. Siis ei, että mikä on ammattisi, vaan mitä oikeasti teet? Vastaaminen on oikeastaan aika hankalaa. Tietotyöläisen tekeminen on niin abstraktia, että välillä itse tekijältäkin katoaa kokonaiskuva siitä, mistä työssä oikein on kyse.

Tein hiljattain pienen harjoituksen aiheeseen liittyen. Eräs tutkijakollegani tekee tutkimusta yliopiston henkilökunnan työskentelytapoihin liittyen. Osana tutkimusta on aineisto, joka muodostuu tutkijoiden päiväkirjojen kautta. Tarkoituksena on kirjata päivittäin keskeiset asiat työpäivän aikana tehdyistä asioista ja muistakin tapahtumista.

Oma kahden viikon päiväkirjajaksoni päättyi vähän aikaa sitten. Se oli harjoituksena varsin opettavainen kokemus.

Itse päiväkirjan täyttäminen oli yllättävän hankalaa. Kiireisen päivän päätteeksi oli vaikea edes muistaa, mitä kaikkea päivän aikana tuli tehtyä. Päivään mahtuu lukematon määrä pieniä tehtäviä, lyhyitä keskusteluja, sähköpostinvaihtoa jne. Niistä ei usein synny mitään konkreettista tuotosta, joten ne tuntuvat vähäpätöisiltä pikkuasioilta. Nämä pienet asiat voivat kuitenkin olla vaikutuksiltaan suuria, mutta ne jäävät isompien asioiden jalkoihin.

Isoja asioita (ajankäytöllisesti) sen sijaan ovat kokoukset, joissa suunnitellaan tai valmistellaan joitakin tulevia hankkeita tai opetusasioita, tai keskustellaan käynnissä olevien hankkeiden etenemisestä. Lisäksi erilaisten esitysten valmistelu ja pitäminen näytti täyttävän ison osan päivistä. Näiden lisäksi päiviin mahtui toki vapaamuotoista jutustelua kollegoiden kanssa. Illalla lasten nukkumaanmenon jälkeen tuli varsin usein vielä paikkailtua keskeneräisiä asioita.

Jos vedetään aineistoa yhteen ja hieman yksinkertaistetaan, työnäni näyttää olevan sähköpostin lukeminen ja kirjoittaminen, powerpoint-esitysten valmistelu ja esittäminen sekä kokouksissa istuminen. Aika ankealta vaikuttaa. Ja vähän nololta. Monia tärkeitä asioita näyttää puuttuvan. Käytän liian vähän aikaa lukemiseen. Liian vähän aikaa ajatteluun ylipäänsä. Liian vähän aikaa spontaaniin ideointiin kollegoiden kanssa. Liian vähän aikaa ihmisten tapaamiseen ja muiden ajatusten kuuntelemiseen.

Ajankäyttö on väärää suhteessa siihen, mitä työnantajani tavoitteiden suhteen pitäisi tehdä ja toisaalta mikä olisi minusta itsestäni kivaa ja antoisaa. Miksi ihmeessä sitten teen näitä asioita? Itsehän päätän, mihin päiväni käytän.

Päiväkirjakokeilu teki itselleni raadollisen selväksi sen, että oma ajankäyttöni ei ole täysin hallinnassa eikä jakaudu järkevällä tavalla. Työpäiväkirja on siis eräs tapa mitata ja tehdä näkyväksi oman työn sisältöä. Se mahdollistaa oman tekemisen tarkastelun ikään kuin ulkopuolisen näkökulmasta. Kokonaan toinen juttu on se, miten työtä saisi muutettua järkevämpään suuntaan ja erityisesti pidettyä työ hallinnassa myös jatkossa.

Pekka Pohjakallio suositteli 7.11. kirjoittamassaan tekstissä priorisointia. Ehkäpä kyse onkin varsin yksinkertaisista asioista: tehtäviä täytyy priorisoida ja suunnitella, eikä vaan antaa kalenterin täyttyä ja passiivisesti ajautua tehtävästä toiseen. Mutta aika-ajoin voisi olla itse kullekin hyödyllistä kirjata alas tekemisiään ja pohdiskella, täyttyvätkö työpäivät mielekkäistä ja hyödyllisistä tehtävistä vai jostain ihan muusta. Työ ei toki voi koostua pelkistä kivoista asioista, mutta on tärkeää, että niitäkin sinne mahtuu.