Kokouksentappoase

OK, let’s cut the crap. Ollaan hetki ihan rehellisiä, OK? Voimme puhua kuinka kauan tahansa älykkäistä työympäristöistä ja siitä, miten teknologia pelastaa meidät, mutta me tiedämme kaikki missä se oikea ongelma piilee. Me tiedämme kaikki, mikä tappaa organisaatioissa älykkyyden ja luovuuden ja tahdon elää. Me tiedämme kaikki mitä me vihaamme, ja mikä on se ärsyttävin ilmiö työympäristössä. Puhun tietenkin kokouksista. Ja teknologia ei ole vielä tehnyt oikeastaan mitään tämän ongelman ratkaisemiseksi. Perhana.

Tai, no. Teknologia on yrittänyt luoda asioita, jotka tekevät kokouksista siedettävämpiä. iPad on loistava tässä, etenkin jos siihen asentaa sopivat pelit – joita tosin täytyy kokouksissa pitää hieman piilossa, mikä ei aina ole helppoa kun hieman innostuu. Ja kai erinäiset etä-ratkaisut ovat onnistuneet poistamaan pari kokousta, mutta tosiasia on, että ei nämäkään ole iskeneet itse ongelman sydämeen. Kokoukset vaan lisääntyvät ja me kaikki kärsimme.

Teknologia on onnistunut yksinkertaistamaan yksittäisiä kokouksia, mutta vielä ei ole löytynyt ratkaisua itse pääongelmaan – kokouksien uskomattomaan määrään. Me elämme informaatioaikaa, joka on johtanut siihen, että järjestämme yhä enemmän kokouksia. On kokouksia joissa jaetaan tietoa, ja kokouksia joissa kootaan tietoa ja kokouksia, joissa lähinnä yritetään tappaa aikaa ja sieluja, ja näiden summa on, että me kaikki juoksemme kokouksesta toiseen ja työt hoidetaan iltaisin.

Esitänkin, että aikamme tärkein innovaatio olisi kokouksentappoase. Ei siis ase, joka tappaisi meidän ihan järkevää halua kerätä tietoa, mutta sellainen, joka pystyisi lopettamaan turhat kokoukset nopeasti ja päästämään ihmiset takaisin oikeisiin töihin.

Yhdessä vaiheessa kokeilin yhtä tämän aseen prototyyppiä. Ilmoitin pokkana että en enää suostu istumaan kokouksissa kauemmin kuin tasan 20 minuuttia. Jos kokous jatkui tämän jälkeen, minä poistuin, riippumatta siitä, josko ihmisillä oli vielä keskusteltavaa. Oli kiinnostavaa huomata miten paljon tämä paransi ihmisten keskittymistä. Sen sijaan, että kokouksen osallistujat käyttivät aikaa pikkuasioihin, he pyrkivät saamaan tärkeimmän kysymyksen agendalle ihanhetinyt. Tämä mahdollisti sen, että keskustelimme oikeasti tärkeistä asioista, ja juttu siitä, josko kahvileivät tulisi tilata kahvilasta A tai kahvilasta B jäi.

Mutta tämä loi myös tiettyä stressiä. Eräät organisaation jäsenet kokivat, että kokouksista tuli kilpailu siitä kuka saa sanotuksi, kuka pystyi nostamaan oman kysymyksensä keskeiseksi. Ja tämä hermostuttaa ja luo paineita.

Tästä syystä unelmoinkin kokouksentappoaseesta, teknologiasta, joka pystyisi erottamaan tärkeät kysymykset turhista, mutta joka silti antaisi jokaiselle tilaa. Meillä on tänään tekniikkaa vaikka mihin, joten miksi emme voisi luoda teknologiaa, joka oikeasti ja älykkäästi voisi erottaa turhan höpötyksen ja loputtomat kokoukset oikeasti tärkeistä keskusteluista ja informaation vaihtamisesta?

Tulevaisuus ei enää vaadi parempia tapoja jakaa tietoa. Meillä on jo nämä. Tulevaisuus ja älykäs työpaikka vaatii filttereitä, tapoja erottaa tärkeä turhasta, keskeinen kahvileivästä.