• IBM
  • World Design Capital Helsinki 2012
22.10.2010 | Alf Rehn

Kokouksentappoase

OK, let’s cut the crap. Ollaan hetki ihan rehellisiä, OK? Voimme puhua kuinka kauan tahansa älykkäistä työympäristöistä ja siitä, miten teknologia pelastaa meidät, mutta me tiedämme kaikki missä se oikea ongelma piilee. Me tiedämme kaikki, mikä tappaa organisaatioissa älykkyyden ja luovuuden ja tahdon elää. Me tiedämme kaikki mitä me vihaamme, ja mikä on se ärsyttävin ilmiö työympäristössä. Puhun tietenkin kokouksista. Ja teknologia ei ole vielä tehnyt oikeastaan mitään tämän ongelman ratkaisemiseksi. Perhana.

Tai, no. Teknologia on yrittänyt luoda asioita, jotka tekevät kokouksista siedettävämpiä. iPad on loistava tässä, etenkin jos siihen asentaa sopivat pelit – joita tosin täytyy kokouksissa pitää hieman piilossa, mikä ei aina ole helppoa kun hieman innostuu. Ja kai erinäiset etä-ratkaisut ovat onnistuneet poistamaan pari kokousta, mutta tosiasia on, että ei nämäkään ole iskeneet itse ongelman sydämeen. Kokoukset vaan lisääntyvät ja me kaikki kärsimme.

Teknologia on onnistunut yksinkertaistamaan yksittäisiä kokouksia, mutta vielä ei ole löytynyt ratkaisua itse pääongelmaan – kokouksien uskomattomaan määrään. Me elämme informaatioaikaa, joka on johtanut siihen, että järjestämme yhä enemmän kokouksia. On kokouksia joissa jaetaan tietoa, ja kokouksia joissa kootaan tietoa ja kokouksia, joissa lähinnä yritetään tappaa aikaa ja sieluja, ja näiden summa on, että me kaikki juoksemme kokouksesta toiseen ja työt hoidetaan iltaisin.

Esitänkin, että aikamme tärkein innovaatio olisi kokouksentappoase. Ei siis ase, joka tappaisi meidän ihan järkevää halua kerätä tietoa, mutta sellainen, joka pystyisi lopettamaan turhat kokoukset nopeasti ja päästämään ihmiset takaisin oikeisiin töihin.

Yhdessä vaiheessa kokeilin yhtä tämän aseen prototyyppiä. Ilmoitin pokkana että en enää suostu istumaan kokouksissa kauemmin kuin tasan 20 minuuttia. Jos kokous jatkui tämän jälkeen, minä poistuin, riippumatta siitä, josko ihmisillä oli vielä keskusteltavaa. Oli kiinnostavaa huomata miten paljon tämä paransi ihmisten keskittymistä. Sen sijaan, että kokouksen osallistujat käyttivät aikaa pikkuasioihin, he pyrkivät saamaan tärkeimmän kysymyksen agendalle ihanhetinyt. Tämä mahdollisti sen, että keskustelimme oikeasti tärkeistä asioista, ja juttu siitä, josko kahvileivät tulisi tilata kahvilasta A tai kahvilasta B jäi.

Mutta tämä loi myös tiettyä stressiä. Eräät organisaation jäsenet kokivat, että kokouksista tuli kilpailu siitä kuka saa sanotuksi, kuka pystyi nostamaan oman kysymyksensä keskeiseksi. Ja tämä hermostuttaa ja luo paineita.

Tästä syystä unelmoinkin kokouksentappoaseesta, teknologiasta, joka pystyisi erottamaan tärkeät kysymykset turhista, mutta joka silti antaisi jokaiselle tilaa. Meillä on tänään tekniikkaa vaikka mihin, joten miksi emme voisi luoda teknologiaa, joka oikeasti ja älykkäästi voisi erottaa turhan höpötyksen ja loputtomat kokoukset oikeasti tärkeistä keskusteluista ja informaation vaihtamisesta?

Tulevaisuus ei enää vaadi parempia tapoja jakaa tietoa. Meillä on jo nämä. Tulevaisuus ja älykäs työpaikka vaatii filttereitä, tapoja erottaa tärkeä turhasta, keskeinen kahvileivästä.


Avainsanat: , , , , , , , , , ,


Kommentit


  1. [...] In Uncategorized on October 22, 2010 at 6:51 pm So, I wrote a few words on meetings, and how we really won’t have intelligent corporations until we beat some sense into [...]


  2. 22.10.2010 | Antti Akonniemi

    Hienoa Alf! Kokoukset ovat usein turhia ja pitäisikin ehkä keskittyä workshoppeihin jossa tehdään eikä pohdita (http://kiskolabs.com/laukaus/artikkelit/tapaamiset-haaskaavat-aikasi-ja-rahasi).

    Merlin Mannin hyvä setti kokouksista, vaikkakin aika peruskauraa:
    http://www.43folders.com/2010/10/06/broken-meetings


  3. 23.10.2010 | Sakari Kestinen

    Pystybaaripalaveri, eli korkea pöytä ilman tuoleja (tai enintään baarijakkarat) olisi yksi tapa pitää palaverit lyhyinä. Kukaan ei jaksa seisoa varttia kauempaa paikallaan. Ja ne kokousviinerit ja -kahvit, tarvitaanko niitä oikeasti vai onko ne vain istujien hemmottelua?


  4. 27.10.2010 | Lari Lohikoski

    Konkreettinen vinkki työkalusta, joka on tehostanut huimasti sellaisia kokouksia, joissa on tarkoitus saada aikaiseksi joku yhteinen dokumentoitava näkemys:

    http://ietherpad.com/

    Sen sijaan, että aiemmin kokouksissa keskusteltiin ja jonkun tehtäväksi jäi kirjoittaa yhteenveto keskuteluista, tällä työkalulla on päästy suoraan asiaan: tuottamaan kollaboratiivisesti tekstiä, joka toimii tavoiteltuna dokumentaationa.


  5. 28.10.2010 | Mertzi Bergman

    Hienoa jos tärkeät kysymykset voisi erottaa aina turhista. Ja sitten tulisi tilaa niille tyhmille…


  6. 31.10.2011 | Elisa

    “ja työt tehdään iltaisin”..sanos muuta. Nyt tutkimmekin parhaillaan sitä, miltä kokoustaminen tulee näyttämään lähitulevaisuudessa; millaisilla muutoksilla kokouksia saadaan tehostettua. Alla video innostavasta kokoustila Griinistä.

    http://www.youtube.com/user/HuomisenKokous#p/a/u/2/RmV-1jo9-s4

    Loppujen lopuksi ihmisistähän se on kiinni. Älykäs puheenjohtaja + motivoituneet alaiset = onnistunut kokous, oli se missä ympäristössä tahansa.


  7. 19.11.2011 | Marita Leskinen

    ..mutta, joskus voi olla ihan hyvä keskittyä kahvileipään, varsinkin jos se joskus on leipää, eikä valkoista pullamötskyä. Kävelykokous on tehokas. Ja uintikokous, oletko Alf kokeillut kokoustamista vastavirtaan uidessa, siinä tulee hiki ja turhat karsiutuu.
    Terveiset vaan Rautalammilta. Meiltä löytyy se virta, jossa voit kokeilla ja myös uijia.


  8. 22.10.2012 | Jyrki

    No mutta tehdään WEB-kokous. Tai niitähän on netti jo täynnä. Niitä kutsutaan IRC, chateiksi jne. Paikalle voi tulla ja mennä miten vaan. Ja mikä parasta paikalla voi olla vaikka kalsareissa tukka sekaisin jne. Lisäksi paikalla voisi esiintyä jopa nimimerkeillä näin ollen kukaan ei tiedä kuka on ja voikin sen takia syntyä hauskoja väittelyitä kenties. Kun vaikka toimitusjohtaja väittelee kesätyöntekijän kanssa siittä pitäisikö varastohyllyjä saada lisää vai ei jne.

    Samalla etätyö käsite saa uuden ulottuvuuden. Ja työpaikaltakin voisi lähteä kotia jo esimerkiksi 2-3h aikaisemmin valmistautumaan kokoukseen. Samalla voi pelata pasianssia yms peliä kokouksen ohella. Kokouksen jälkeen ollaankin jo mukavasti kotona verkkareissa. Voikin lähteä vaikka lenkille…


Kirjoita kommentti




Kommenttisi:

*

  • Tietoa kirjoittajasta:

    Alf Rehn

    Alf Rehn on johtamisen ja organisaation professori Åbo Akademissa, ja toimii tämän lisäksi kirjailijana, kolumnistina, bisnes-ajattelijana ja suosittuna puhujana. Hän on työskennellyt kansainvälisesti strategian ja luovuus-kysymysten kanssa auttaen yrityksiä löytämään uusia näkökulmia niin innovaatioprosesseihin kuin kuluttajakäyttäytymiseen. Hän pääsi viime vuonna ainoana suomalaisena mukaan Thinkers 50 -sivuston luetteloon tulevista liikemaailman huippuajattelijoista, ja hänen uusin kirjansa – Dangerous Ideas – julkaistaan kansainvälisesti alkuvuodesta 2011 (kustantajana Marshall Cavendish). Hän juo liikaa kahvia ja fanittaa Ethel Merman:ia sekä jumalaista Patsy Cline:ä. Lisää osoitteessa www.alfrehn.com

  • Kirjoittajan viimeisimmät postaukset:

    02.05.2011 | Alf Rehn
    1

    24.03.2011 | Alf Rehn
    4

    25.11.2010 | Alf Rehn
    7

    22.10.2010 | Alf Rehn
    8

    04.10.2010 | Alf Rehn
    6

 

Bloggaajat

Minna Liminka

HR Manager, Descom Oy

Katju Holkeri

Finanssineuvos

Kati Ala-Ilomäki

Toimittaja ja personal trainer

Pär Österlund

Yrittäjä, Esendra Oy

Pia Posio

External Relations, IBM

Teemu Arina

Toimitusjohtaja, Meetin.gs Oy

Tanja Iikkanen

Palvelupäällikkö, Yle.fi

Eeva Jokinen

Yhteiskuntapolitiikan professori, Itä-Suomen yliopisto

Pekka Pohjakallio

Toimitusjohtaja, 925 Oy

Saku Tuominen

Luova johtaja, Idealist Group

Jarkko Pietikäinen

Toimitusjohtaja, Netwell Oy

Jukka-Pekka Sorvisto

Toimitusjohtaja, Sofor Oy

Antti Lönnqvist

Professori, Tampereen teknillinen yliopisto

Kaisa Vähähyyppä

Opetusneuvos, Opetushallitus

Santtu Toivonen

Kehityspäällikkö, Sanoma Pro

Ville Peltola

Innovaatiojohtaja, IBM