Johdettaisiinko tiedolla?

Kerätäänkö organisaatiossanne tietoa, jota ei hyödynnetä missään? Onko tietojen tallentamiseen kuluva aika vaivan arvoista? Löytyykö informaatio tarvittaessa järjestelmistä nopeasti? Tukevatko tietojärjestelmät liiketoimintaprosesseja vai muokataanko prosessit tietojärjestelmien ominaisuuksien perusteella? Kirjataanko tärkeimmät asiat varmuuden vuoksi ruutupaperille, jotta ne ovat varmasti löydettävissä silloin kun niitä tarvitaan?

Kysymykset ja niiden vastaukset heijastelevat organisaation tiedolla johtamisen käytäntöjä. Tiedolla johtaminen on eräs ajankohtaisista johtamisen trendeistä. Taustalla on ajatus informaatio- ja tietoyhteiskunnasta toimintaympäristönä, jossa organisaation eri tasoilla on runsaasti toiminnan kannalta olennaista informaatiota tarjolla. Tämän informaation hyödyntäminen tai hyödyntämättä jättäminen vaikuttaa merkittävästi työn onnistumiseen.

Toinen keskeinen syy tiedolla johtamisen suosioon on se, että dynaamisessa ja tietointensiivisessä toimintaympäristössä esimiesten ei ole mahdollista antaa työntekijöille tarkkaan ohjeistettuja tehtäviä, vaan työntekijä voi ainakin jossain määrin itse ohjata työtään suhteessa tavoitteisiin ja tarjolla olevaan jatkuvasti muuttuvaan tietoon. Myös kehittyvä teknologia tarjoaa tähän monia mahdollisia apuvälineitä.

Tiedolla johtaminen on osa tietojohtamista, jolla tarkoitetaan erilaisia tietoon ja informaatioon liittyviä johtamisen, kehittämisen ja analysoinnin keinoja. Tietojohtamisen voi karkeasti jakaa kahteen osa-alueeseen, jotka kollegani Harri Laihonen on määritellyt seuraavasti: Tiedon johtaminen viittaa organisaation oppimiseen ja uusiutumiseen, uuden tiedon luontiin sekä esimerkiksi tiedon varastointiin liittyviin seikkoihin. Tiedolla johtaminen nähdään toimintatapoina, joilla kerättyä tietoa jalostetaan ja hyödynnetään organisaation toiminnan kehittämisessä ja päätöksenteon tukena. Keskeisessä osassa ovat ICT:n mahdollistamat ratkaisut, mutta myös tiedolla johtamisen kulttuuri – se, miten työyhteisössä on (tai ei ole) oivallettu toimintaa ohjaavan tiedon merkitys ja kunkin yksilön rooli kokonaisuuden kannalta.

Ihanteellisessa tilanteessa päätökset perustuvat analysoituun informaatioon, joka on nopeasti tarvittaessa saatavilla. Tiedolla johtaminen on periaatteena kaunis ajatus, mutta sen käytännöt ontuvat vielä monissa organisaatioissa. Se on johtamisen isminä vielä uudehko ja termiä käytetään varsin monessa merkityksessä. Joskus tiedolla johtaminen nähdään lähinnä tietojärjestelmäkysymyksenä.  Ajatellaan, että hommat hoituvat, kunhan järjestelmät saadaan toimimaan ja informaatiota on aina tarvittaessa saatavilla. Usein käy kuitenkin niin, että informaatio makaa käyttämättömänä järjestelmissä, eikä henkilöstö aina edes tiedä sen olemassaolosta. Toisaalta yksilön näkökulmasta informaation syöttäminen järjestelmiin voi tuntua hyvin turhauttavalta, jos ymmärretä, mihin tietoja käytetään ja miksi asia on tärkeä.

Väitän, että tiedolla johtamisen käytäntöjen kehittämisellä voidaan saavuttaa suuria parannuksia organisaatioiden tuottavuuteen ja toisaalta yksilön työn mielekkyyteen. Poikkeuksellisen hyvät tiedolla johtamisen käytännöt voivat muodostua organisaation kilpailukykytekijäksi. Ja vastaavasti huonoista käytännöistä syntyy merkittävä rasite. On esimerkiksi todella turhauttavaa huomata tekevänsä jotain työtä, jonka joku olikin jo aiemmin tehnyt – sitä ei vain tiedetty. Asiakkaan roolissa on niin ikään tuskastuttavaa saada virheellisiä tuotteita tai palveluja sen vuoksi, että tieto toiveista ei olekaan saavuttanut oikeita tahoja. Tällaista sähläämistä välttämällä voidaan tehdä työ mielekkäämmäksi ja samalla tehokkaammaksi. Fiksuilla toimintatavoilla voidaan myös herkästi tunnistaa erilaisia mahdollisuuksia, esimerkiksi uusia asiakastarpeita.

Tiedolla johtamisen ongelmista ja toimivista käytännöistä on tärkeää jakaa tietoa, jotta opimme hyödyntämään fiksummin erästä tietoyhteiskuntamme keskeisimmistä resursseista.