Älykkään työtavan tunnistaa sen sivuvaikutuksista

Joitakin vuosia sitten, johonkin luentoon valmistautuessani sain päähäni ajatuksen, että jos työtä tekemällä halutaan saada jotakin lisää (tuloksia, aikaa, resursseja…) ja työntekijät ovat jo täysin kuormitettuja, täytyy silloin joko a) muuta työtä vähentää, tai sitten b) lisäarvon täytyy syntyä työtapojen sivutuotteena.

Ajatus syntyi siitä yksinkertaisesta havainnosta, että mitä tunnollisemmin yritin purkaa sähköpostiani lukemalla ja vastaamalla sekä raportoimalla muille tekemisistäni sähköpostitse, sain aikaan sekä itselle että muille vain entistä pahemman tulvan, josta oli vielä vaikeampaa selviytyä. Annoin ilmiölle jopa nimenkin: “TMYSTMYG” – The More You Send The More You Get.
Toisinsanoen, jos kaivaa ojaa hiki päässä mutta lapioitu multa valuu takaisin kaivantoon, niin työtapa ei kaiketi ole kovin älykäs, kun sivutuotteena syntyy lisää turhaa työtä.

Ilmeinen ratkaisu sähköpostitulvaan oli siis välttää sähköpostia ja käyttää viestintään yhteisöllisempiä tapoja, joiden avulla tiedon saa helpommin leviämään intressiryhmille heidän prioriteettiensa mukaan, sekä samalla jalostumaan yhteisön toimesta pienemmällä henkilökohtaisella vaivalla. Kuulostaa älykkäämmältä.

Näin jonkin aikaa, kunnes tulee seuraava raja vastaan. Enpä tiedä ketään joka osaisi laittaa säästämänsä ajan ja työmäärän “säilöön”. Huomaan edelleenkin täyttäväni jokaisen 24 tuntisen aivan yhtä “tehokkaasti” säästyneellä energialla, kunnes lopulta löydän itseni taas etsimässä ratkaisua tulvaan, eri paikassa.

Jos (kun) sähköposti käy hiljaisemmaksi, sitä alkaa muuten tulla jopa ikävä! Kummasti sillekin alkaa löytyä taas aivan uusia perusteita, kun kaiken yhteisöllisen monikanavaisen tohinan keskellä löytää “uudelleen” tämän välineen, jossa voi käydä omalla ajallaan kirjeenvaihtoa, kaikkien muiden siitä tietämättä ja toisia kesken töiden häiritsemättä.

Sosiaalinen media tarjoaa kyllä lääkkeitä kankeisiin tai ylikuormittuneisiin työtapoihin, mutta osittain vaikutus on vain tilapäistä. Voi käydä nimittäin niinkin, että kun tarpeeksi ottaa lääkettä vaivaansa, niin lääkkeestä muodostuukin itse ongelma sivuvaikutuksineen. Sinänsä pelottavaa ajatella että “yhteisöille puhuminen” ja “seinille kirjoittelu” alkaisi jo turhauttaa koska sehän on vielä niin “in”. Mitä ihmettä tarjota sellaiselle, joka odottaa jo seuraavaa aaltoa?

Työtapojen muuttaminen on vaikeaa ja varsinkin rutiinityöhön ja mittarointiin perustuvassa työnteossa melkein mahdotonta. Voisiko se silti jossain määrin olla jopa itsetarkoitus? On toki viisasta pysähtyä välillä arvioimaan, olisiko menetelmissä parannettavaa ja puuttua asiaan, jos aihetta on. Mutta turhaa muutosta ei kaiketi kaipaa kuin “turhautunut”, vai kuinka?

Vaan siinäpä se! Huomaan itsestäni, että jatkuvassa liikkeessä ja muutoksessa pysyn selvästi paremmin vireessä. Haen jopa tarkoituksella jatkuvaa pientä muutosta ja vaihtelen työtapojani, koska haluan löytää uutta. En selkeästi ole sitä tyyppiä (ainakaan vielä), joka olisi parhaimmillaan rutiinityössä. Huomaan, että yhden työtavan tai suppean työvälinevalikoiman käyttäminen työssäni olisi turhauttavan yksitoikkoista ja turhautuminen saa aikaan muutoshalua.

“Monipuolisuuden hallinta” on ilmeisesti se ajatus, jota haen, mutta en kuitenkaan halua kahtakymmentä erilaista vasaraa!

“Ultimate” suhtautuminen uusiin työvälineisiin on meille niinikään jotenkin ominaista. Otetaan käyttöön ratkaisu X ja kohta yritetään tehdä sillä kaikki, tai vähintäänkin kaikki pitää saada sitä käyttämään.

Mutta kun katson ympärilleni ja näen kehityksen nopeuden sekä nuorempien sukupolvien uuden omaksumiskyvyn, niin olen entistä vakuuttuneempi, että monipuolisuuden hallitseminen sekä omissa henkilökohtaisissa työtavoissa että organisaatiotasolla on “uuden sukupolven työergonomiaa”.

Älykkään työtavan tunnistaa sen sivuvaikutuksista, joten siinä vaiheessa kun seinille kirjoittelu alkaa puuduttaa, kannattaa vaihteeksi kokeilla jotain muuta, vaikkapa sähköpostia :-)

Odotan jo innolla mm. seuraavan sukupolven viestintävälineitä, joilta on kuulema lupa odottaa aitoa monikanavaisuutta. Yhdestä työvälineestä käsin voi siis sittenkin hallita monipuolisesti ja sulassa sovussa kaikkea, niin SoMea, sähköpostia, pikaviestintää, ääni- ja videopuheluita, verkkokokouksia kuin tärkeimpiä liiketoimintasovelluksiakin.

Ei kai kuitenkaan “one size fits all”… ?